Organização de tempo pode aumentar em até 12% a produtividade; confira 5 dicas de especialistas

Os dados são da instituição "Mental Healt Foudation”, localizada no Reino Unido

Foto: Reprodução

Em uma pesquisa realizada pela escola de negócios John Molson, da Universidade Concordia, em parceria com a Universidade Laval, do Canadá, foi possível constatar que o gerenciamento de tempo e, consequentemente, a organização, tem uma forte relação com o bem-estar geral da pessoa. Inclusive, uma instituição localizada no Reino Unido, a Mental Health Foundation, afirmou que essa sensação de satisfação pode aumentar em até 12% a produtividade.

Com isso em mente, vem a pergunta: você já percebeu que muitas vezes o dia termina e não foi possível nem completar 50% das suas tarefas diárias da sua vida pessoal e profissional? Existem rotinas impossíveis, isso é certo, mas em determinados casos pode ser só uma má gestão de tempo! Essa situação pode afetar, principalmente, os profissionais que fazem da sua casa um escritório, e ficam imersos em um ciclo de dupla jornada, executada ao longo do dia.

Dessa forma, é importante dividir o seu tempo e saber organizá-lo para cumprir as demandas daquele período sem ficar sobrecarregado. Para ajudar, as profissionais Vládia Pompeu, advogada e especialista em governança, e Anna Carolina Alencar, advogada e empresária, deixam importantes ensinamentos.

Confira 5 dicas rápidas para ajudar a fazer o seu dia render sem abdicar do descanso e da convivência familiar.

Vamos lá?

1. Faça uma lista de tarefas

As listas devem ser suas melhores amigas! Planeje e liste até cinco tarefas por dia e faça avaliações para determinar a viabilidade de certas atividades. Se necessário, substitua as suas anotações no decorrer do dia. Para te ajudar nessa etapa, Anna Carolina Alencar, discorre sobre a matriz de decisão Eisenhower.

Esse método se divide em 4 direcionamentos, sendo eles:

• urgente e não importante: interrupções, reuniões e chamadas, atividades que demandam muito tempo e energia;

• não urgente e importante: construção de relacionamento, crescimento pessoal, planejar e encontrar oportunidades;

• não importante e não urgente: passatempos, atividades agradáveis e entretenimento;

• urgente e importante: crises, atividades que precisam de atenção imediata e tarefas com prazos.

“Você deve estabelecer prioridades. Diferenciar as tarefas urgentes e importantes é essencial para fazer o seu dia render mais sem causar cansaço extremo. Gerir o tempo para o trabalho é importante, mas ele também ajuda a não deixar a sua vida pessoal ser invadida por demandas profissionais”, afirma Anna Carolina Alencar.

2. Faça uma avaliação de tempo baseada nas atividades diárias

Para esta etapa, você deve descobrir como o seu dia está sendo dividido e é necessário contabilizar quanto tempo gasta em cada tarefa. Para isso, cronometre as suas ações, dessa forma, você terá uma média de duração para a execução de cada tarefa. E isso vale para as demandas profissionais e pessoais.

Após coletar essas informações, planeje o próximo dia tendo como base esse levantamento que você fez. Essa etapa é necessária, pois vai te mostrar como as suas horas são gastas, quais atividades duram mais tempo, entender janelas de produtividade e analisar pontos para a melhoria da sua eficiência.

Para Vládia Pompeu, essa organização de tempo é importante para o seu dia: “[Ela] melhora muito a qualidade de vida, pois me deixa confortável e consciente sobre como estou usando meu tempo. Então, eu consigo prever e me organizar exatamente com o tempo que eu tenho que gastar de acordo com as minhas demandas".

3. Evite fazer várias tarefas intelectuais simultaneamente

A organização do seu tempo não vem para te ajudar a ser multitarefas, ela vem para estruturar a sua rotina em torno das demandas e não para aumentar a sua carga de atividades diárias. Existem métodos que podem ser úteis para estimular a produtividade.

O método pomodoro é uma indicação que talvez você já tenha ouvido falar. Ele sugere que a cada 25 minutos de foco, exista uma pausa de 5 minutos, por exemplo. Mas você pode ajustar o cronômetro para qualquer recorte de tempo.

4. Meios de controle que podem ser usados para a sua gestão de tempo

Para auxiliar nessa organização, você pode utilizar alguns aplicativos que funcionam como uma agenda virtual, com lembretes, locais para anotações importantes, dentre outras funções. Pensando nisso, Anna Carolina Alencar, deixa 3 indicações para auxiliar na organização das demandas diárias.

• Agenda Google
• Tweek
• Trello

“A utilização diária dessas ferramentas me ajuda a criar processos dentro da minha rotina. Esse movimento permite conciliar, família, trabalho e vida social sem perder compromissos e ajudando a visualizar como será o meu dia antes mesmo dele começar. Apesar de oferecer uma previsibilidade, também é possível ir ajustando demandas ao longo do dia”, indica.

5. Entender o tempo com um olhar de racionalidade

A programação do seu dia e a divisão de tarefas é gerenciável, ou seja, você é o mestre do seu tempo e não o contrário. Tenha em mente que você não pode estar sempre trabalhando ou sempre em um momento de lazer. Para gerir corretamente o seu tempo, você deve ter equilíbrio. Mas o que isso quer dizer?

Vládia Pompeu explica: “A ideia é fazer o tempo andar ao seu favor, a favor das suas prioridades. Usar o tempo com consciência é essencial. Para isso, analise suas vontades,  planeje suas metas, reveja seus dia a dia e se adapte aos imprevistos. Seja organizada, porém flexível com o controle do seu tempo. Isso inclui dar mais atenção às suas prioridades e também fazer pausas estratégicas”, destaca.